Yrittäjänä täytät monet roolit. Varsinkin kasvuyritysten alkutaipaleilla omistajuuden ja johtajuuden lisäksi joudut aluksi hoitamaan montaa eri roolia.
Perhe, tarjouslaskenta, urheilu, asiakastapaaminen, kotiaskareet… Lista tuntuu olevan loputon. Kuinka onnistut pyörittämään koko palettia päivästä toiseen ilman että palat loppuun?
Aikatauluttaminen
Keinoja on monia, mutta itselleni parhaiten toimiva on tähän asti ollut päiväni aikatauluttaminen. Ja mikä tärkeintä, tästä aikataulusta kiinni pitäminen.
Päivän aikatauluttamista tehdessä tulee suunnitelmaan lisätä töiden, perheen ja harrastusten lisäksi omaa aikaa. Aikaa jolloin sinulla ei ole muuta kuin aikaa.
Tämä voi olla monelle hieman outo käsite. Aikatauluttaa aikaa, jolloin et tee mitään. Toisaalta jos sinulla on kiveen hakattu aikataulu, jota seuraat kuin Raamattua, se tulee vaatimaan väkisinkin hieman joustavuutta.
Eiväthän kaikki kokoukset kestä yhtä pitkään kuin on suunniteltu, ja vaikka kuinka hyvin yrität kontrolloida päivääsi, niin aina välillä tulee sellaisia päiviä, jolloin sammutat ainoastaan pieniä tulipaloja siellä sun täällä.
Jotta aikataulusi voisi pitää, sinun on pakko suunnitella itsellesi “tyhjää tilaa”.
Tyhjän tilan hyödyt
Suurin stressin aiheuttaja on se, että ajaudut tilanteeseen, joka ei ole sinulla hallinnassa. Mikäli tässä tapauksessa kalenterisi on bookattu täyteen, voi hyvinkin olla, että tuo yksi tapaaminen, jonka piti kestää vain vartin, kestikin kolme varttia. Seurauksena olet seuraavasta asiakastapaamisesta nyt jo puoli tuntia myöhässä, etkä ole vielä edes lähtenyt siirtymään tapaamispaikkaan.
Pelkästä tästä ajatuksestakin voi lukijalle syntyä myötätuntostressiä.
Toisinaan jos varaat kalenteristasi jokaisen tapaamisen jälkeen 15 minuuttia niin sanottua palautumisaikaa, huomaat että päiväsi rupeaa sujumaan paljon tehokkaammin. Näissä 15 minuutissa pääset purkamaan sähköpostiasi. Tai pääset hakemaan kahvin ja juttelemaan kollegoille/alaisille. Nämä ovat kaksi asiaa, jotka ovat palautumiselle erittäin tärkeitä!
Jos toisaalta aloitatkin seuraavan tapaamisen 15 minuuttia aiemmin kuin suunniteltu, huomaat, että silloin kalenteristasi yhtäkkiä vapautuu puolisen tuntia. Tämä puoli tuntia voi toimia bufferina pidentyneeseen tapaamiseen, ja se voi olla avain, jolla pystyt pitämään aikataulustasi kiinni.
Delegoiminen
Alussa annoin esimerkin siitä, kuinka kotiaskareet ja työ menevät helposti ristiin varsinkin aloittavilla yrittäjillä. Työtehtävien delegoiminen on yksi keino, jolla saat omaan kalenteriisi lisäaikaa.
Olen itse erittäin huono delegoimaan yhtikäs mitään, mutta viime aikoina olen huomannut seuraavan. Olin keskustelemassa nykyisen esimieheni kanssa delegoimisesta, ja hän selitti asiaa minulle näin: jos sinulla on alainen, jolle voit delegoida oman työtehtäväsi, se vapauttaa sinun kätesi tekemään jotain muuta. Ainoastaan henkilön hyvä perehdyttäminen on se, mitä vaaditaan.
Toisin sanoen, sen sijaan että tekisin kokonaisen työpäivän ajan yhtä asiaa, voisin käyttää tunnin tai pari opastamalla jonkin tehtävän tekoa jollekin toiselle, jolloin minulla on yhä 5-6 tuntia johonkin muuhun.
Ennen kuin asia selitettiin minulle tällä tavalla, olin aina inhonnut delegoimista, koska käytin toisen perehdyttämiseen aivan liian vähän aikaa.
Delegoiminen pitää nähdä sijoituksena. Se aika, jonka sijoitat asian selittämiseen, tulee vähintään kaksinkertaisesti takaisin omana työaikana, jolloin voit tehdä jotain toista työtä.
Yksinyrittäjä
Joskus delegoiminen ei ole vain yksinkertaisesti mahdollista. Mikäli kukkarossa ei ole riittävästi varoja tai alaisia ei vielä ole, joudut kantamaan työtaakan aivan yksin.
Tällöin aikatauluttaminen voisi olla yksi selviytymiskeino. Toinen on olla itselleen rehellinen. Voi olla vaikea sanoa jollekin asiakkaalle “valitan, en ehdi!”, mutta välillä on vain pakko sanoa niin. Sinun pitää itse huolehtia omasta työkyvystäsi.
Sen sijaan, että sanoisit “en ehdi”, voisit sanoa “onnistuu, mutta, seuraava vapaa aika olisi parin viikon päästä”, jolloin olet antanut asiakkaasi ymmärtää, että hänet otetaan vakavasti ja haluat panostaa hänen saamaansa palveluun mutta tehdä sen huolella ja ajan kanssa.
Mikäli täytät kalenteriasi pelkästään työllä, kärsii siitä helposti asiakkaidesi saama palvelun laatu. Oman ajanhallinnan puutteiden takia projektit saattavat viivästyä, stressi lisääntyy eikä sinulla ole enää kärsivällisyyttä hoitaa haastavia asiakkuuksia.
Muista että hyvä ajanhallinta on avain hyvään asiakaspalveluun ja sen seurauksena hyvään myyntiin.
Muista seuraavat asiat:
- Aikatauluista pidetään kiinni.
- Tyhjää tilaakin on suunniteltavaa.
- Sinun on oltava rehellinen itsellesi ja sanoa välillä, ”en ehdi juuri nyt”.
***
Vieraskynä
Artikkelin on kirjoittanut Bart Jansen, helsinkiläinen perheenisä ja Kajon Steel Oy:n toinen perustajajäsen. “Perheeseeni kuuluu vaimo ja kaksi lasta. Olen pitkään tehnyt töitä rakennesuunnittelijana rakennusalalla ja rakentaminen kulkee veressäni. Molemmat isoisäni olivat rakennusalalla. Toinen puuseppänä ja toinen infra-urakoitsijana.”
Tutustu Kajon Steelin nettisivuihin ja blogiin tarkemmin täällä.
