Yrittäjillä on usein ajanhallintaongelmia. Parempaa ajanhallintaa voi opetella esimerkiksi blogeista ja podcasteista, mutta monet kaipaavat kouriintuntuvampaa apua.
Kirja on kouriintuntuva kapistus. Kirjaan voi tehdä merkintöjä, joihin palata aina tarpeen tullen.
Parhaat ajanhallintaopukset ovat kuin aikuisten tehtäväkirjoja. Niissä on erilaisia testejä, taulukoita ja muita tehtäviä, joita suorittaessa oppii lisää itsestään, tavoitteistaan ja suhteestaan ajankäyttöön.
Ajanhallintaa opettavien kirjojen avulla voi hahmottaa ajankäytölliset onnistumiset ja epäonnistumiset.
Tässä esittelemme kolme parasta kirjaa yrittäjän ajanhallinnan tueksi.
1. Anna Perho, Antisäätäjän käsikirja
Anna Perhon Antisäätäjän käsikirja on käytännönläheinen opus kaikille kiireisille. Kirjan voi kuunnella äänikirjana, mutta silloin omaa tilannetta hahmottamaan tarkoittavat kirjoitustehtävät saattavat jäädä tekemättä.
Antisäätäjän käsikirja sopii sekä yrittäjille että palkansaajille. Perho on itse yrittäjä, joten hänellä on omakohtaista kokemusta siitä, miten häslääjä voi laittaa kalenterinsa parempaan kuosiin.
Miten vapautua kiireen kurimuksesta ja saada enemmän aikaan? Perho lähtee siitä, ettei kannata ajatella minkään lisäämistä elämään. Parempi on vähentää jotain, jotta voisi panostaa enemmän siihen, mitä sillä hetkellä pitää tärkeänä.
Työnteon lopettamista tai velvollisuuksien pakoilemista Perho pitää vastuuttomana huuhaana.
Jotta työt ja velvollisuudet tulisivat hoidettua, on vähennettävä hyödyttömien asioiden tekemistä – kuten somettamista ja inbox-kansion jatkuvaa seuraamista. Kirjassa kerrotaan myös se, miten ei-niin-tärkeiden asioiden karsiminen hoituu, ja miksi vapaapäivätkin kannattaa aikatauluttaa(!).
Yksi tärkeimmistä kirjan opeista on se, että ajankäyttöön kannattaa suhtautua kuin tilisäästämiseen. Jos jokin asia pitää saada valmiiksi kuun loppuun mennessä, on kaikki paukut ohjattava asian suorittamiseen – samaan tapaan kuin silloin, kun pöydällä on iso lasku, jonka eräpäivä on viikon päästä. Jotta lasku tulisi maksettua, ei samassa kuussa voi shoppailla tai siirtää rahaa säästötilille. Mukavampien asioiden aika on sitten, kun se tärkein on hoidettu.
Se, mikä on omassa elämässä sillä hetkellä se tärkein lasku/projekti, on jokaisen päätettävä itse. Siinä auttaa Antisäätäjän kaava. Priorisointi vaatii kivoistakin asioista luopumista, mutta palkintona on kiireettömämpi elämä, joka ei ole pelkkää selviytymistä.
2. Marie Kondo & Scott Sonenshein: Konmari – Työnilon löytämisen taika
Kukapa ei olisi kuullut konmarittamisesta! Nyt japanilainen siivous- ja järjestelyguru on kirjoittanut kirjan työelämän järjestämisestä enemmän iloa tuottavaan suuntaan. Toinen kirjoittaja tässä tuoreessa kirjassa on organisaatiokäyttäytymisen asiantuntija Scott Sonenshein.
Sekä Antisäätäjässä että Työnilon löytämisen taiassa on realistinen ote. Neljän tunnin työviikko voi olla turhan kaukainen tavoite. Oravanpyörästä poistuminen ja metsän keskelle muuttaminen on mahdollista vain poikkeustilanteissa.
Et todennäköisesti voi muuttaa työpaikkasi arvoja, normeja ja tulosvaatimuksia.
Sinulla saattaa olla vain rajallinen mahdollisuus vaikuttaa työnkuvaasi ja työaikaasi.
Voit kuitenkin vaikuttaa siihen, miten suhtaudut työhösi ja millä asenteella hoidat omat tehtäväsi.
Et ehkä voi valita, mitä papereita ja tiedostoja voit heittää pois, mutta voit siivota työpöytäsi. Tällä viitataan sekä fyysiseen työpöytään että tietokoneen työpöytään.
Kondo antaa pisteestä pisteeseen -ohjeita papereiden, klemmareiden, sovellusten ja tiedostojen järjestämiseen. Hän kertoo myös, miten järjestellä sähköpostilaatikko ja miten vähentää sinne tulvivan postin määrää.
Tämä kirja auttaa sekä yrittäjiä että ansiotyössä olevia saamaan iloa työstään. Samalla se antaa konkreettista apua ajanhallintaan ja stressin vähentämiseen.
Jos ympärillä on liikaa tavaraa, kortisolitaso kasvaa. Sotkuisuus myös kuormittaa aivoja heikentäen työtehoa. Sotkuisuuden takia hukattujen tavaroiden etsimiseen menee vuodessa noin viikko per työntekijä.
Näiden faktojen valossa on helpompi ymmärtää työpisteen ja esimerkiksi sähköpostilaatikon siisteyden merkitys työteholle ja ajanhallinnalle.
3. Ajansiivouskirja – Ajankäytön taianomainen apulainen
Antisäätäjän käsikirjassa on joitain kirjoitustehtäviä. Konmari-kirjassa niitä ei ole ainuttakaan. Jos rakastat kirjoitustehtäviä, valitse ajanhallintaoppaaksesi Ajansiivouskirja.
Ajansiivouskirja voi korvata normaalin kalenterisi, jos sinun ei ole tarvetta tehdä kovin monia merkintöjä päivää kohden. Muussa tapauksessa kirjaa voi käyttää kalenterikirjan tai sähköisen kalenterin rinnalla.
Ajansiivouskirja sopii sekä yrittäjille että kuukausipalkkaa nauttiville.
Kultainen idea on, että optimoimalla omaa ajankäyttöäsi saat asialliset hommat hoidettua nopeammin. Jälleen kerran: sinun ei käsketä vähentämään työntekoa, vaan karsimaan elämästä aikasyöpöt. Kun teet työaikana yksinomaan töitä (suunniteltuja pausseja lukuun ottamatta), saat enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.
Kun on aika lopettaa työt, voit keskittyä hoitamaan päivän velvollisuudet. Jokaiselle päivälle neuvotaan valitsemaan porkkana eli jokin itselle tärkeä asia. Se voi olla juoksulenkki, hyvä elokuva tai vaikka leikkihetki lasten kanssa. Kun tärkeät hommat on tehty ja velvollisuudet hoidettu, voi porkkanasta ottaa kaiken irti.
Edellä kuvatussa kaavassa ei ole mitään uutta. Ikävä kyllä käytännön toteutus horjuu meistä monella. Varsinkin yrittäjien helmasynti on olla koko ajan toinen jalka töissä. Työpuhelu, palaveri tai muu työasia kiilaa helposti palautumiselle tärkeiden hetkien ohi. Kivoja asioita siirretään tuonnemmas ja velvollisuuksia haalitaan liikaa.
Kaikki tämä väsyttää. Väsyneenä työteho laskee. Työt sujuvat hitaammin, joten päivä venyy 10-, 11- tai 12-tuntiseksi. Kun takana on taas yksi pitkä päivä, jää kodinhoito, perheen kanssa oleminen ja itsestä huolehtiminen entistä vähemmälle.
Jos keskittyy tarkkailemaan omaa ajankäyttöään, saattaa huomata, kuinka suuri osa työajasta meneekään väsyneenä tehtyjen virheiden korjaamiseen, kiireessä hukattujen tavaroiden etsimiseen ja ”ajatuksen päästä kiinni ottamiseen” eli tulostimen tuijottamiseen tyhjä ilme kasvoilla.
Ajansiivouskirjassa on paljon hyviä vinkkejä, mutta tässä on sen johtoajatus:
- Merkitse jokaiselle päivällä 1 tärkeä tehtävä, kuten 8 tunnin työpäivä tai suursiivous.
- Merkitse jokaiselle päivälle 1 tärkeä tavoite, kuten ruokakaupassa käyminen tai tunti halonhakkuuta. Pysyttele yhdessä tavoitteessa per päivä.
- Merkitse jokaiselle päivälle 1 porkkana, kuten tunti hyvän kirjan kanssa tai kahvit kaverin luona.
- Pysy suunnitelmassasi. Jos aika ei riitä, analysoi aikaasi vieviä asioita ja pyri niistä mahdollisuuksien mukaan eroon
***
Vieraskynä
Artikkelin on kirjoittanut Marja Kultainto-blogista. Marjan intohimo on löytää uusia tapoja säästää rahaa ja elää mahdollisimman ekologisesti – jotka ovat usein yksi ja sama asia. Blogissaan hän kertoo rahan säästämisestä ja omavaraisuuteen pyrkimisestä. Blogi tarjoaa parhaat säästövinkit elämän eri osa-alueille.
Tutustu Marjaan ja Kultainto-blogiin tarkemmin täällä: https://www.kultainto.com/blog
