Aikaansaamisen taika on opeteltavissa meille jokaiselle, vaikka ”Sitten kun” on monelle meistä varmasti tutumpi lausahdus. Olemme hyviä suunnittelemaan jotain tapahtuvaksi tulevaisuudessa, mutta miten saada asioita myös valmiiksi? Opettelun tueksi saat nyt vinkin, miten lähteä toteuttamaan suunnitelmaasi asiaa siten, että pääset maaliin saakka.
Kun lähdemme toteuttamaan jotain projektia, joka on suurempi kokonaisuus, voimme tuupertua sen alle jo alkumetreillä. Suuren kokonaisuuden taklaaminen voi tuntua niin suurelta haasteelta, että emme oikein ehkä osaa edes takertua sitä mistään sopivan kokoisesta kulmasta ja tehtävä voi jäädä siitä syystä jopa aloittamatta.
Alunperin projektinhallintaan suunniteltu Kanban -menetelmä on erittäin hyvä työkalu suurten tai rinnakkain toteutettavien kokonaisuuksien hallintaan, olipa kyseessä omakotitalon rakentaminen, perheen lomamatkalle pakkaaminen tai blogitekstin kirjoittaminen.
Aikaansaamisen taika: Pilko, toteuta, motivoi
Tehtävän tekeminen kannattaa aloittaa istumalla hetkeksi alas ja suunnittelemalla toteutusta. Tämän vaiheen voi helposti sivuttaa olankohautuksella, tuntuuhan nyt aivan selvältä, mitä olet tekemässä. Vaikka onkin selvää, mitä pitää tehdä nyt, on kuitenkin tehtävän toteutuksen kannalta tärkeää, että teet tämän vaiheen.
Pilko tehtävä sopivan kokoisiksi tehtäviksi. Jos tavoite on todella suuri ja siinä on monta osa-aluetta, pilko se ensin osa-alueisiin ja ne sopivan kokoisiin tehtäviin. Tämän voit tehdä haluamallasi tavalla: post it -laput, ruutupaperi ja excel -taulukko ovat kaikki erittäin hyviä vaihtoehtoja.
Jos kokonaisuuden suorittamisella on tietty määräaika, arvioi jokaiseen osaan myös siihen käytettävissä oleva aika ja milloin tehtävän tulisi olla valmis, jotta kokonaisuus valmistautuisi ajallaan. Nämä pilkotut tehtävät ovat sinulla ”tehtävät” -sarakkeessa.
Kun olet pilkkonut kokonaisuuden, on aika aloittaa. Valitse tehtävä tai tehtävät, joista lähdet liikkeelle. Nämä voivat olla niitä, jotka tulee toteuttaa, jotta kokonaisuus pääsee alkuun. Ne voivat myös olla niitä, jotka ovat riippuvaisia toisten toiminnasta ja ne on hyvä saada eteenpäin, ettei kokonaisuus niitä odotellessa myöhemmin viivästy.
Kokonaisuuden ollessa suuri on hyvä ottaa käyttöön organisointitapa, erityisesti jos teet useampaa kokonaisuutta samanaikaisesti. Merkitse nämä tehtävät ”tekeillä” sarakkeeseen. Näin pysyt koko ajan tietoisena siitä, mitkä asiat ovat etenemässä.
Kun jokin osa-alue on valmis, voit siirtää sen valmis -sarakkeeseen. Tämä sarake ja siellä olevat, valmiit tehtävät motivoivat sinua suuren kokonaisuuden saavuttamisessa silloin, kun tuntuu, ettei kokonaisuus ikinä valmistu. Nämä jo tehdyt ja valmiit tehtävät osoittavat, että olet edennyt jo huomattavan määrän kokonaisuuden toteutuksessa ja olet jo paljon lähempänä sitä päämäärää, jonka haluat saavuttaa.
Aikaansaamisen taika ei siis vaadi taikuutta vaan suunnitelmallisuutta, hitusen kurinalaisuutta ja konkreettista toteuttamista. Pohjan mainittuun työkaluun voit tulostaa Mutsi Duunissa -blogistamme. Muista kuitenkin palkita saavutuksesi, kun olet siirtänyt kaikki tehtävät -sarakkeesta valmis -sarakkeeseen.
————————————
Vieraskynäartikkeli
Minna Heikkinen, Maailman paras ideoija, innostaja ja kädestä pitäjä. Tuen naisyrittäjää rakentamaan ideoista palveluita ja onnistumaan digiloikassa -leppoisasti mutta tekemisen meinigillä. Autan sinua unelmasi toteutumisessa ja oman näköisen elämäsi luomisessa valmennuksen, uusien näkökulmien ja edullisten, ketterien kokeiluiden avulla.
Tehdään yhdessä haaveistasi totta!
