Iso osa ihmisistä kokee ajanhallinnan vaikeaksi. Sähköpostiviestit, sosiaalisen median ilmoitukset, keskeytykset ja palaverit aiheuttavat jatkuvasti katkoksia työn tekoon.
Tässä artikkelissa haluan antaa sinulle muutamia vinkkejä ajanhallintaan. Kokeile vaikka saman tien!
1 | Aseta muistutus
Yksi parhaista vinkeistä on määritellä tehtäville takaraja ja laittaa itselleen muistutus. Esimerkiksi aseta itsellesi 15 – 30 minuuttia ennen palaveria puhelimeen muistutus. Näin ehdit valmistautua palaveriin hyvin, kerätä tarvittavat paperit ja muistiinpanovälineet ja fokusoida ajatuksesi oikeaan asiaan.
Jos mieleesi tulee tekemättömiä töitä, listaa ne ylös. Älä aloita niiden hoitamista.
2 | Tee päivittäinen tehtävälista
Tee lista tehtävistä, jotka sinun tulee saada valmiiksi päivän aikana. Lisää tehtäviä sitä mukaa, kun niitä tulee ilmi. Priorisoi tehtävät tärkeysjärjestykseen siten, että kolme ensimmäistä tehtävää ovat niitä, jotka on aivan välttämätöntä saada päivän aikana valmiiksi. Kun nämä on suoritettu, voit tehdä muut tehtävät satunnaisessa järjestyksessä.
Jos tiedät, että sinulla on tulossa tärkeitä tehtäviä myöhemmin, merkitse ne listaan ja laita deadline päivämäärä tai kellonaika niiden perään. Tällä tavalla muistat tehtävät päivittäin ja varaat niiden tekemiselle aikaa.
3 | Anna jokaiselle tehtävällä tarvittava aika
Kun aloitat tekemään jotakin tehtävää, laita puhelimesta ajastus käyntiin. Anna tehtävälle 15 minuuttia ja pyri saamaan se valmiiksi sen aikana. Hämmästyt miten paljon lyhyessäkin ajassa voi saada aikaan, kunhan vain tehtävään keskittyy.
Jos joku tehtävä vaatii enemmän kuin 15 minuuttia, kalenteroi enemmän aikaa tai varaa tehtävälle uusi aika. Kun näet, miten paljon aikaa kukin työtehtävä vie, sinun on helppoa varata myöhemmin oikea määrä aikaa tehtävän tekemiseen.
4 | Karsi häiriötekijät
Kun teet jotain tärkeää tehtävää, laita puhelin äänettömälle ja ota tietokoneelta ilmoitukset pois. Keskity tekemään tehtävä alusta loppuun ilman häiriötekijöitä. Tällä tavalla varmistat, että teet työn rauhassa ja että saat valmista aikaan. Mikään ei sekoita ajanhallintaa, kuin kahden sivun mittainen tekemättömien tehtävien lista.
5 | Muodosta rutiini
Kun tiettyihin työtehtäviin rakennetaan toimiva rutiini, työn tekeminen nopeutuu ja sinulta vapautuu aikaa muihin tärkeisiin tehtäviin. Esimerkiksi minä olen alkanut vastata sähköposteihin vain kerran päivässä, sen jälkeen, kun työaika on virallisesti päättynyt.
Tällä tavalla saan keskittyä vastaamiseen rauhassa, puhelin ei soi eikä katkaise ajatuksia. Jos jokin asia vaatii jonkin muun tehtävän tekemistä, teen sen yleensä nopeasti, koska keskityn siihen samalla kertaa, eikä tämä uusi tehtävä päädy koskaan tekemättömien tehtävien listalle.
